Artículo del Director Financiero de Live Nation, Paco Martínez, para el ‘II Anuario de la Música en Vivo’
¿Cómo controlar las mil variables de un concierto? La respuesta está en los números. El software de gestión y el Excel son indispensables. Desde el minuto uno hay que tener clarísimo y sobre el papel cómo se reparte el presupuesto, lo que entra y lo que sale, cuánto va para el artista, cuánto a producción, cuánto a promoción y cuánto a gastos corrientes y fiscales.
Conseguir que todo cuadre exige partir de una foto global, pero es solo un punto de partida desde el que empezar, porque el presupuesto es por fuerza dinámico: cualquier movimiento, duda, incidencia, debe reflejarse de inmediato. En el momento en que producción tiene conocimiento de un cambio en cualquier coste se refleja en el sistema y operaciones, que controla el conjunto, tiene conocimiento.
Es fundamental que la información fluya con transparencia desde y hacia los distintos departamentos para que no se descuadren los márgenes y minimizar imprevistos. No hay otro camino más allá de este rigor. Sin orden, sin un alto grado de profesionalización presupuestaria, la noche del concierto, cuando se liquida con el artista, puede ser dramática. Esta liquidación no podrá hacerse si no se tiene perfectamente definido el balance de gastos y de ingresos al minuto.
Incluso la venta de entradas, que hasta hace unos años era el mayor interrogante hasta el último momento, ha dejado de ser una preocupación de última hora: en cuanto las ponemos a la venta conocemos cómo terminará. Pura estadística. Pocas veces nos equivocamos en la previsión, y si lo hacemos, sabemos enseguida dónde está el error.
Un ejemplo: hace poco, uno de los operadores de venta de entradas con los que trabajamos nos pasaba, la noche antes del concierto, una liquidación final que reflejaba una cifra sensiblemente inferior a la que nosotros manejábamos. Ellos aseguraban que su cifra estaba bien, pero nosotros incluimos nuestra previsión esa noche en la liquidación. Al día siguiente nos dieron la venta rectificada, que era solo dos entradas superior a la que habíamos incluido la noche antes. Cuestión de números.
